规章制度一定要合法有效
劳动争议仲裁部门和人民法院在判断用人单位依据规章制度处分员工时，首先会审查当事员工是否存在触犯规章制度的事实，其次会审查规章制度的有效性。如果有充足的证据表明当事员工确定存在违反规章制度的事实，公司依据现行实施的规章制度对该员工做出了相应的处分，而据此做出处分的规章制度又是合法有效的，则裁判机构会支持公司的处分的行为。所以，触犯规章制度事实的存在和规章制度的有效性是认定公司处分行为效力的两个条件，缺一不可，任何一个条件不成立，金司的处分行为即存在被法律不认定的风险，在类似劳动争议纠纷的仲裁或者诉讼中将承担败诉的法律后果。 请看下面这个真实的案例： 吴某、刘某两人分别于2005年10月8日、2007年8月23日进入某电子公司工作，离职前十二个月的月平均工资为1185元和1582元。2008年12月28日，电子公司认为吴某12月26日上班时间已有刷卡(7：25)，在上班时间内又去刷卡，时间为7：45，此人有代人打卡之行为，而刘某12月26日上下班均有刷卡记录(7: 45、18: 56)，但部门核实该员工没来上班，故有托人代刷卡行为。电子公司据此认为两人的行为严重违反电子公司《人事行政管理办法》中“代人打卡及托人打卡者，经提报并属实，予以开除处分”之规定，将两人开除。 两人对公司的决定不服，认为他们并不存在代人打卡以及托人打卡的行为，电子公司提供的《考勤班制表》（注：显示两人的上、下班的考勤记录时间）和光盘（注：监控录像显示出上述数次的打卡时间段出现于刷卡设备处的均为吴某，而非刘某）系单方制作，两人不予确认。而且将一次代人打卡的行为认定为严重违反劳动纪律或用人单位规章制度属于定性错误，并且，电子公司的《人事行政管理办法》既没有经过民主程序制定，也没有向全体员工公示，不能作为定案的依据。据此，两人诉请电子公司支付代通知金、经济补偿金。但电子公司认为代人打卡和托人打卡的行为属于欺骗劳动报酬的行为，性质恶劣，属于严重违反劳动纪律的行为，将两人解聘并无需支付经济补偿金，符合法律规定。 经过法院调查和双方提供的证据发现，吴某代刘某打卡是事实，电子公司依照规章制度条款解除与吴某和刘某的劳动关系符合公司管理规定。但电子公司以两人违反“代人打卡及托人打卡者，经提报并属实，予以开除处分”规定为由将两人开除，应就上述规定的合法性负举证责任。但电子公司并未提供任何证据证明《人事行政管理办法》是通过民主程序制定，并已公示或者告知劳动者。而且也未能举证证明因两人代人打卡或托人打卡的行为而对公司造成严重后果。依据上述调查结果，法院认为两人的行为并未达到《中华人民共和国劳动法》第二十五条第（二）项规定“严重违反劳动纪律或用人单位规章制度”的“严重违反”的程度，因此，电子公司即时开除两人不合法，应分别向两人支付经济补偿和代通知金共5925元、4746元。 为了防止用人单位滥用内部规章制度的制定权侵害职工的合法权益，法律对企业规章制度的制定规定了相应的监督和制裁办法。不合法的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。因此，我们在制定规章制度时必须注意所制定规章制度的合法有效性。 根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定，规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”，“公示”三个条件，才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。此规定实际上确定了规章制度有效性的三个一般条件，三个条件缺一就会出现规章制度无效的后果。 根据这三个条件，要想和规章制度有效，就必须做到： (1)履行民主程序 规章制度制定修改要履行民主程序，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的书面证据。《劳动合同法》第四条规定，“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及到劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平行协商确定。”在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。当然，小本创业者一开始开办的公司或店铺一般都没有职工代表大会，这时候就需要全体职工讨论协商。 (2)合法性审查 对旧的规章制度进行合法性审查，包括程序合法和内容合法两个内容。 程序合法是指规章制度的制定必须符合法律规定的程序，如规章制度必须是有权部门制作批准，对于法律规定必须经过职代会或职工大会及法律规定的其他民主形式地表决，通过的还必须按法定的民主程序制定。 内容合法，即管理制度的内容不能与现行法律法规、社会公德等相背离。任何有违劳动合同和法律、法规的规定在实际中都不能作为有效的法律依据。规章制度不得违反公序良俗。公序良俗是民法的一个基本原则，也渗透到其他法律中，是各国法院在使用外国法时的一个保留原则。企业规章制度不仅要在制定时要保证它的合法性，随着企业的发展和法律环境的变化，规章制度也要相应地进行调整，补充，更新，否则当脱节的规章制度遭遇到新情况的时候，企业就不可能拿出合理的依据维护自己的利益。 (3)公示 公示是规章制度生效的必要条件，企业对规章制度有向员工告知的义务，员工也有对规章制度的知情权。《劳动合同法》规定用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。 公示的方法一般有：公司网站公布法；电子邮件通知法；公告栏张贴法；员工手册发放法（保留签收记录）；规章制度培训法（保留培训签到记录）；规章制度考试法（保留试卷）。从举证角度考虑，不推荐网站公布法、电子邮件通知法、公告栏张贴法，因为这三种公示方式都不易于举证。 除以上三条以外，制定规章制度时还要规划好哪些是应该写在劳动合同里的，哪些是应该写在规章制度里的。可以把规章制度中一些较为敏感的或职代会难以通过的内容，移植到劳动合同中，在劳动合同中具体说明，这样可以减少矛盾。或者，还可以把规章制度作为劳动合同的附件，并约定附件与劳动合同具有同等的效力。 此外，还要对违纪员工的处罚具体细化、量化。我国现行劳动法律、法规对违纪行为的规定使用了大量的程度副词，如“严重违纪”、“重大损失”等，但对什么是违纪行为、违纪行为达到何种程度才构成“严重违纪”等，却没有作出具体规定，这就需要我们在规章制度中根据不同岗位要求将其细化和量化。凡是违纪处罚，一定要有书面记录，即使是口头警告，最好也要有书面记录，并在员工档案中保存。 上一篇：规章制度影响劳动纠纷胜败下一篇：注意消费者的人身安全目 录： 小本创业全书 上海经济园区招商中心：金山注册公司，嘉定注册公司，崇明注册公司，上海注册公司